Quem procura um cartório geralmente espera resolver sua demanda de forma rápida e segura. No entanto, um dos principais motivos de insatisfação no atendimento é a recusa de documentos, situação que, na maioria das vezes, poderia ser evitada com informação prévia.
É importante destacar que o cartório não recusa documentos por mera formalidade, mas sim porque está legalmente obrigado a observar normas que garantem a segurança jurídica, a autenticidade e a validade dos atos. Neste artigo, listamos os documentos mais frequentemente recusados em cartório e explicamos como evitar transtornos no atendimento.
Por que o cartório recusa documentos?
Os serviços notariais e registrais são regidos por leis federais, provimentos do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e normas das Corregedorias estaduais. O tabelião e o registrador exercem função pública e respondem civil, administrativa e criminalmente pelos atos que praticam.
Assim, sempre que um documento não atende aos requisitos legais, o cartório é obrigado a recusar sua utilização, ainda que isso cause desconforto ao usuário.
1. Documentos de identidade plastificados
Esse é um dos motivos mais comuns de recusa.
A plastificação:
- altera as características originais do documento;
- dificulta a verificação de elementos de segurança;
- impede a análise adequada da assinatura e do papel.
Por esse motivo, documentos de identidade plastificados não podem ser aceitos para atos notariais e registrais.
Como evitar:
Nunca plastifique documentos originais. Para conservação, utilize apenas capas plásticas removíveis. Caso o documento já esteja plastificado, será necessário solicitar segunda via ao órgão emissor.
2. Cópias simples quando é exigido documento original
Muitos usuários apresentam apenas cópias simples, acreditando que elas têm o mesmo valor do original. No entanto, para a prática da maioria dos atos cartorários, é indispensável a apresentação do documento original.
A autenticação de cópias só pode ser feita após a conferência direta com o original, conforme a Lei nº 8.935/1994.
Como evitar:
Sempre leve o documento original ao cartório. Se precisar de cópia autenticada, solicite a autenticação no próprio atendimento.
3. Documentos rasurados, danificados ou ilegíveis
Documentos com:
- rasuras;
- manchas;
- partes ilegíveis;
- assinaturas comprometidas;
podem ser recusados, pois não garantem segurança quanto ao conteúdo ou à autoria.
Como evitar:
Verifique previamente se o documento está em bom estado. Caso esteja danificado, providencie a segunda via antes de comparecer ao cartório.
4. Documentos vencidos
Documentos com prazo de validade expirado não podem ser utilizados para atos notariais e registrais.
Exemplos comuns:
- certidões vencidas;
- documentos de identificação antigos ou sem prazo legal;
- procurações com prazo determinado já expirado.
Como evitar:
Confira sempre a validade do documento e, se necessário, solicite atualização antes de ir ao cartório.
5. Contratos particulares sem requisitos legais
É comum a apresentação de contratos particulares para tentar registrar ou formalizar atos que exigem escritura pública, como:
- compra e venda de imóveis;
- doação de bens imóveis;
- instituição de usufruto.
Sem a forma pública exigida em lei, esses contratos não podem ser registrados.
Como evitar:
Antes de fechar um negócio, consulte o cartório para saber qual instrumento é exigido para o ato pretendido.
6. Procurações insuficientes ou genéricas
Procurações com poderes vagos ou genéricos frequentemente são recusadas, especialmente quando o ato exige poderes específicos e expressos, como:
- venda de imóvel;
- assinatura de escritura;
- representação em inventário.
Como evitar:
Solicite a procuração diretamente no cartório, informando exatamente qual ato será praticado. Isso evita exigências futuras.
7. Documentos digitais sem assinatura válida
Nem todo documento digital dispensa autenticação.
São recusados:
- PDFs sem assinatura digital qualificada;
- documentos com assinatura eletrônica simples (login/senha);
- arquivos impressos sem possibilidade de validação.
Somente documentos assinados com certificado digital ICP-Brasil ou com código oficial de validação podem dispensar autenticação.
Como evitar:
Verifique se o documento possui:
- assinatura digital ICP-Brasil; ou
- QR Code ou código de validação em site oficial.
Na dúvida, consulte o cartório antes de imprimir ou apresentar o documento.
8. Divergência de dados pessoais
Diferenças entre nome, CPF, estado civil ou outros dados podem impedir a prática do ato.
Exemplos:
- nome de casado diferente do registrado;
- CPF divergente;
- ausência de averbação de casamento ou divórcio na matrícula do imóvel.
Como evitar:
Mantenha seus dados sempre atualizados e, no caso de imóveis, verifique se a matrícula reflete a situação atual do proprietário.
O papel do cartório no atendimento
O cartório atua de forma preventiva, evitando que atos inválidos sejam praticados e que problemas jurídicos surjam no futuro. A recusa de um documento não é um obstáculo, mas uma proteção ao próprio usuário.
Sempre que um documento é recusado, o cartório deve informar:
- o motivo da recusa;
- a base normativa aplicável;
- como o usuário pode regularizar a situação.
Conclusão
Grande parte dos problemas no atendimento cartorário pode ser evitada com informação e planejamento. Levar documentos corretos, atualizados e em bom estado garante agilidade e evita frustrações.
Em caso de dúvida, o melhor caminho é sempre consultar o cartório previamente. A equipe do 1º Ofício de Notas e Registro de Imóveis de Santarém está à disposição para orientar a população com transparência, segurança e respeito à legislação vigente.
Evitar a recusa de documentos é, acima de tudo, uma forma de garantir que seus atos tenham plena validade jurídica.
