Com a crescente digitalização dos serviços públicos e privados, os documentos eletrônicos tornaram-se parte da rotina de cidadãos, empresas e órgãos públicos. Contudo, uma dúvida ainda muito comum chega diariamente aos cartórios:
“Um documento digital precisa ser autenticado?”
A resposta depende da forma de assinatura e da origem do documento. Neste artigo, explicamos quando um documento eletrônico dispensa autenticação em cartório, quando ainda precisa passar por conferência notarial e quais são as bases legais que definem essa diferença.
O que é um documento digital?
Documento digital é aquele criado, emitido e assinado eletronicamente, sem necessidade de impressão.
Ele pode ser emitido por:
- órgãos públicos (ex.: certidões eletrônicas, documentos fiscais, declarações);
- conselhos profissionais (ex.: CREA, COREN, OAB);
- empresas privadas e instituições financeiras;
- e também por pessoas físicas com assinatura digital válida.
Esses documentos podem circular de forma exclusivamente eletrônica e, dependendo da assinatura, têm a mesma validade jurídica que os documentos em papel.
A base legal: Medida Provisória nº 2.200-2/2001
A MP nº 2.200-2/2001 criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) — um sistema que garante a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos digitais.
Segundo o artigo 10, §1º da referida MP:
“As declarações constantes de documentos em forma eletrônica, produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil, presumem-se verdadeiros em relação aos signatários.”
Ou seja:
📌 Todo documento eletrônico assinado com certificado digital ICP-Brasil tem o mesmo valor que um original em papel com firma reconhecida.
Nesses casos, não há necessidade de autenticação em cartório, pois o documento já é autêntico por si só.
Quando o documento digital dispensa autenticação
Há duas situações principais em que o cartório não precisa autenticar o documento:
1. Quando o documento é assinado com certificado digital ICP-Brasil
Exemplos:
- Contratos e declarações assinados no padrão ICP-Brasil (A1, A3, e-CPF, e-CNPJ);
- Certidões eletrônicas emitidas por órgãos públicos (ex.: Receita Federal, Justiça Eleitoral, INSS);
- Certificados digitais emitidos por conselhos de classe com ICP-Brasil (ex.: CREA, CRC, OAB digital).
Nesses casos, a assinatura digital substitui a autenticação — o documento pode ser conferido eletronicamente e possui plena validade jurídica.
📘 Fundamento legal:
- MP nº 2.200-2/2001, art. 10, §1º.
- Provimento CNJ nº 100/2020 (dispõe sobre atos notariais eletrônicos).
2. Quando o documento possui validação eletrônica oficial e pode ser conferido diretamente no site emissor
Alguns documentos eletrônicos trazem um QR Code ou código de validação que permite verificar sua autenticidade em site oficial.
Exemplos:
- Certidões eletrônicas de cartórios (emitidas com QR Code verificável no portal do ONR ou no site do próprio cartório);
- Certidões emitidas por órgãos públicos com código de conferência (ex.: certidões de regularidade do FGTS, certidão negativa da PGFN);
- Declarações emitidas em sistemas oficiais (ex.: e-CAC da Receita Federal, e-Social, sistemas estaduais).
Esses documentos também dispensam autenticação se o destinatário puder verificar a autenticidade por meio do código de conferência.
No entanto, é importante destacar:
👉 A dispensa da autenticação só vale para quem pode verificar o código no site oficial.
👉 O cartório não autentica cópia impressa desses documentos se não tiver acesso direto à plataforma de conferência.
Quando o cartório ainda precisa autenticar
Existem situações em que o documento, embora eletrônico, não tenha assinatura digital qualificada nem código de validação em sistema público.
Exemplos:
- Documentos eletrônicos assinados apenas com assinatura eletrônica simples (por login/senha ou clique em “aceitar”);
- Arquivos PDF enviados por e-mail sem certificação digital;
- Cópias impressas de documentos eletrônicos sem código verificável.
Nesses casos, o documento não tem presunção de autenticidade e, portanto, precisa ser autenticado em cartório mediante apresentação do original digital (ou do original físico, quando houver).
O cartório poderá:
- Autenticar uma cópia impressa (se puder visualizar o documento original em meio digital); ou
- Certificar a conferência digital, conforme procedimentos definidos pela Corregedoria-Geral de Justiça do Estado.
Documentos emitidos por conselhos profissionais (exemplo: COFEN, CREA, CRM, OAB)
Esse é um caso comum que gera dúvidas.
- Se o documento for eletrônico e assinado com ICP-Brasil, ele é considerado original digital e dispensa autenticação.
- Se o documento tiver apenas código de validação (e não assinatura ICP-Brasil), ele não é considerado cópia autenticada.
O cartório não pode autenticar uma cópia com base apenas nesse código, pois a lei exige conferência direta com o documento original (Lei nº 8.935/1994, art. 7º, V).
Nesses casos, o destinatário (órgão público, empresa, universidade etc.) é quem deve verificar o código, e não o cartório.
E se eu quiser imprimir o documento digital?
Se o documento for assinado com ICP-Brasil, a cópia impressa é apenas uma reprodução visual.
Ela não mantém o valor jurídico da assinatura digital — pois o valor está no arquivo eletrônico (no certificado e no hash criptográfico).
Assim, o recomendado é:
- Usar o arquivo eletrônico original (PDF assinado digitalmente);
- Ou solicitar ao cartório a conferência digital, caso o destinatário exija uma cópia física com fé pública (verifique se a Corregedoria do seu Estado já regulamentou esse serviço).
Fundamentos legais principais
- Lei nº 8.935/1994, art. 7º, V — compete ao tabelião autenticar cópias mediante conferência com o original.
- Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos) — exige apresentação de documento original para atos registrais.
- MP nº 2.200-2/2001, art. 10, §1º — reconhece validade jurídica de documentos eletrônicos assinados com ICP-Brasil.
- Provimento CNJ nº 100/2020 — disciplina os atos notariais eletrônicos e reforça a validade da assinatura digital qualificada.
- Código de Normas da CGJ-PA — reafirma que o cartório só autentica cópias mediante confronto com o original (físico ou digital).
Conclusão
Os documentos digitais são cada vez mais comuns — mas nem todos dispensam autenticação em cartório.
A regra é simples:
| Tipo de documento | Precisa autenticar? | Fundamento |
|---|---|---|
| Documento assinado com ICP-Brasil | ❌ Não | MP 2.200-2/2001 |
| Documento com código de validação (QR code ou site oficial) | ❌ Não (para quem pode validar) | CNJ, normas administrativas |
| Documento com assinatura eletrônica simples (sem ICP) | ✅ Sim | Lei 8.935/1994 |
| Cópia impressa de documento digital (sem validação) | ✅ Sim | Lei 8.935/1994 |
Em caso de dúvida, o ideal é consultar o cartório antes de imprimir ou apresentar o documento.
O tabelião pode orientar se ele tem validade de original digital ou se será necessária autenticação.
O 1º Ofício de Notas e Registro de Imóveis de Santarém está à disposição para esclarecer dúvidas sobre autenticação, reconhecimento de firma e validade de documentos digitais.
Nosso compromisso é garantir segurança jurídica e orientar a população para o uso correto dos instrumentos notariais — tanto físicos quanto eletrônicos.
